Joulupuu ry:n toiminnan tietosuojaseloste
Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterinpitäjä
Joulupuu ry
3180319-9
Kontionkatu 14
94700 Kemi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Doris Tuohimaa
+35840 867 9805
doris@joulupuu.org

Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat yhdistyksen nykyiset ja entiset jäsenet, yhteistyökumppanit, kuten
paikalliskeräysjärjestäjät, lahjansaajakohteet, kummit ja näiden ilmoittamat yhteyshenkilöt sekä
potentiaaliset yhteistyökumppanit. Rekisteröityjä ovat myös Joulupuu esittää -tapahtuman ilmoittautuneet
osallistujat, kutsuvieraat, esiintyjät, yhteistyökumppanit ja näiden ilmoittamat yhteyshenkilöt sekä
potentiaaliset yhteistyökumppanit. (Jäljempänä ”Rekisteröity” tai ”Rekisteröidyt”). Yhdistys ei kerää
henkilötietoja lahjojen saajista, eJoulupuu-lahjoittajista, Joulupuu esittää -kyselyn vastaajista eikä
kannatustuotteiden ostajista.

Tietojen käsittelyn oikeudellinen peruste
Yhdistys käsittelee henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella toimintansa mahdollistamiseksi sekä
ylläpitäessään ja luodessaan jäsen- ja yhteistyösuhteita. Henkilötietojen käsittely perustuu aina
rekisteröidyn yksityisyyden tarpeen ja käsittelytarpeen väliseen punnintaan.

Henkilötietoja voidaan käsitellä yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden, kuten esimerkiksi kirjanpitoon ja
paikalliskeräyssopimukseen liittyvien velvoitteiden täyttämisen perusteella.

Osa henkilötietojen käsittelystä perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tällöin rekisteröity voi peruuttaa
antamansa suostumuksen milloin vain, jolloin tähän liittyvä henkilötietojen käyttö päättyy.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja säilytysaika

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen toiminnan mahdollistaminen, sopimusvelvoitteiden täyttäminen sekä
yhteistyökumppaneiden kanssa tapahtuva yhteydenpito ja laskutus. Lisäksi tietoja voidaan käyttää
tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen sekä rekisteröidyille tiedottamiseen.
Tietoja käytetään rekisteröidyn suostumuksella myös uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin,
mainontaan ja suoramarkkinointiin. Rekisteröity voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Rekisteröidyn
henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröity voidaan katsoa yhdistyksen jäseneksi tai
yhteistyökumppaniksi, tai se on tarpeen jäsen- tai yhteistyösuhteeseen liittyvien velvoitteiden tai
yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Potentiaalisten yhteistyökumppaneiden tietoja
säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön
aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan yhdistyksen yhteystietorekisteristä.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot
Organisaation nimi, yhteystiedot ja toimiala
Yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (kuten laskutustavat, yhteistyökumppanin
antamat lisätiedot, ostetut tuotteet ja palvelut, tarjotut tuotteet ja palvelut, laskutetut tai laskutettavat
työt)
Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, kuten tässä
selosteessa edempänä kuvataan.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yhdistystä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.
Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu laittamalla viestiä yhdistyksen yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Tiedot
saa rekisteristä kirjallisella pyynnöllä. Pyynnön käsittelyn jälkeen tiedot toimitetaan rekisteröidylle erikseen
sovitulla tavalla. Mikäli havaitset tiedoissa virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai
täydentämään tiedot oikeiksi ottamalla yhteyttä osoitteeseen doris@joulupuu.org.

Rekisteröidyllä on lisäksi seuraavat oikeudet:

  • saada tieto henkilötietojen käsittelystä
  • saada omat tietonsa ja tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja / tai virheellisen henkilötiedon oikaisua sekä näiden tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojen poistamista
  • peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koetaan, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa
    olevaa tietosuojalainsäädäntöä
  • vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
  • saada tiedot yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne järjestelmästä toiseen

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään tai
sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, julkisista rekistereistä tai rekisteröidyn
kotisivuilta tai muulla vastaavalla tavalla.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Käytämme toiminnassamme kolmansien osapuolten tietojärjestelmiä tietojen tallennukseen ja käsittelyyn.
Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojasi käsitellään luottamuksellisesti ja
lainmukaisesti. Tällaisia tietojärjestelmiä ovat mm. Kirkkopalvelut ry:n (Kotimaanapu) eJoulupuu-keräyksen
lahjoitusjärjestelmä.
Luovutamme tietoja palvelun tuottamisen mahdollistamiseksi tietotekniikka-, maksunvälitys-, kuljetus- ja
kirjanpito-alalla toimiville yhteistyökumppaneillemme.
Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen
viranomaisen sitä edellyttäessä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti Euroopan talousalueella. Rekisterinpitäjä voi käyttää
henkilötietojen käsittelyssä myös palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat tai toimivat osittain Euroopan unionin
tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietoja voidaan siirtää tämän vuoksi myös EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle.

Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin
alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan
taso;

– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan
komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada

jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot –kohdassa kuvatun
mukaisesti; tai

– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai
henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi tai
markkinoinnin kohdentamiseksi tehokkaasti. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan
lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojaus
Yhdistys pitää rekisteröidyn henkilötiedot luottamuksellisina ja varmistaa, että kaikki henkilötietojen
käsittelyä hoitavat henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen
salassapitovelvollisuus. Rekisteröidyn henkilötiedot on suojattu virustorjunta- ja vakoiluohjelmien poisto-
ohjelmilla verkossa. Fyysisesti verkkosivujen, Yhdistyksen tiloihin ja sitä kautta Yhdistyksen rekisteröidyn
henkilötietoihin ei ole pääsyä ilman, että joku Yhdistyksen hallituksessa tai palkkalistoilla oleva henkilö on
valtuuttanut kyseisen henkilön käsittelemään näitä tietoja Yhdistyksen ohjeistuksen perusteella. Näin
voidaan varmistaa, että asiattomat tahot eivät pääse tietoihin käsiksi. Tilat on suojattu lukituilla ovilla ja
tietokoneet ja mahdolliset sähköiset varmuuskopiot erikseen salasanoilla.

Evästeet
Evästeet (cookies) ovat dataa, joka tallentuu sivustoa selaavan kävijän koneelle yleensä muistiksi jo
tehdyistä toimista. Esim. sivuston käyttäjän tekemistä valinnoista, täytetyistä yhteystiedoista tai muusta
vastaavasta sivuston käyttöä helpottavasta datasta tallentuu monesti eväste. Näiden tietojen avulla
voimme kehittää palveluamme ja käyttökokemusta. Joissakin tapauksissa käytämme evästeitä myös
tallentaaksemme käyttöä helpottavia asetuksia, kuten esimerkiksi sisäänkirjautumistietoja. Evästeet ovat
tavallisia tekstitiedostoja, eivätkä ne vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

EVÄSTEET JA JOULUPUU RY
Käytämme sivustollamme evästeitä, ja meidän velvollisuutemme on ilmoittaa niistä. Myös kolmannet
osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palvelussamme.
Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi erilaiset mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajat. Alla listaus eniten
käyttämistämme evästeistä ja tietoa siitä, mihin niitä käytämme.

GOOGLE ANALYTICS
Google Analyticsin avulla seurataan esimerkiksi sivuston kävijämääriä ja kävijöiden liikkeitä. Tätä dataa ei
kuitenkaan pysty yhdistämään keneenkään henkilökohtaisesti. Googlelta saadun tiedon avulla voidaan
myös kohdentaa mainoksia.

YHTEYDENOTTOLOMAKE
Sivuston eri yhteydenottolomakkeet keräävät myös evästeitä. Näissä yhteyksissä myös käyttäjän
henkilötietoja tallennetaan, mutta niitä ei koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle ja kaikki tiedot ovat
hyvässä turvassa palomuurein ja vahvoin salasanoin suojatussa ympäristössä.

YHTEENVETO
Yhdistys kerää kävijöistään dataa. Datan kautta kerättyjä sekä sivuston käyttäjän itsensä antamia
henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain Yhdistyksen työntekijöiden ja hallituksen jäsenten toimesta
ja niitä säilytetään niin kauan, kun tarpeelliseksi nähdään, ottaen huomioon tietojen käyttötarkoitus.
Käytämme evästeitä niin, ettei kenenkään sivuston käyttäjän yksityisyydensuojaa loukata. Tietoja ei
myöskään käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Sivuston käyttäjä voi halutessaan kieltää
evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sen, että sivusto ei toimi parhaalla
mahdollisella tavalla.