Kaikilla ammattimaisesti toteutetuilla hyväntekeväisyyskeräyksillä on keräyskuluja. eJoulupuu-keräyksen keräyskustannukset ovat korkeintaan 15% kerätyistä varoista, mikä on tutkimuksen mukaan hyvin matala keräyskuluprosentti (lisätietoa: https://www.vala.fi/b/lahjoitusten-kayttoa-tehostettaisiin-uudistamalla-rahankerayskulujen-verotusta). eJoulupuu-keräys toteutetaan yhteistyössä Kotimaanavun kanssa käyttäen heidän rahankeräyslupaansa ja rahankeräysalustaansa. Kotimaanapu kuuluu Vastuullinen lahjoittaminen Vala ry:seen.
Keräyskulut koostuvat todennetuista Joulupuu-keräyksen järjestämiseen liittyvistä kustannuksista. Tästä osuudesta kaksi kolmasosaa menee eJoulupuu-keräystä ylläpitävälle Kotimaanavulle ja yksi kolmasosa Joulupuu ry:lle. Kaikki toiminnan kulut raportoidaan poliisihallitukselle. Keräyslupa RA/2020/639.
Kotimaanapu vastaa esimerkiksi eJoulupuu-keräyksen kirjanpidosta, lahjoitusalustan koodaamisesta ja ylläpidosta sekä rahavarojen käytön valvonnasta ja varojen jakamisen käytännön toimista.
Joulupuu ry:llä on esimerkiksi kolme osa-aikaista työntekijää, jotka tukevat paikallisjärjestäjiä ja huolehtivat kansallisten keräysten hallinnosta ja onnistumisesta ammattimaisesti. Yhdistys myös tukee paikallisia vapaaehtoisvoimin toimivia keräysjärjestäjiä esimerkiksi lähettämällä heille ilmaiseksi pakettikortteja sekä tarjoamalla heille pienimuotoista taloudellista tukea keräyksen järjestämiskustannusten (kuten paketointitarvikkeet, bensakulut, talkooeväät) kattamiseksi ja kouluttamalla heitä keräyksen vastuullisen järjestämisen varmistamiseksi.
eJoulupuu-paikalliskeräyksiä on lähemmäs 300 kpl ja niiden organisoiminen, koordinoiminen ja valvonta on iso työ. Keräysvarojen käyttöön liittyy myös iso vastuu ja väärinkäytösten ennaltaehkäiseminen on keskeisen tärkeää. Tätä toimintaa pyörittävät palkatut ammattilaiset, kun taas vapaaehtoiset keskittyvät paikallisten lahjakeräysten organisoimiseen vapaaehtoistyönä (jossa yhdistys heitä tukee). eJoulupuu-keräystä ei olisi mahdollista toteuttaa täytenä hyväntekeväisyytenä siten, että 100% kerätyistä varoista päätyisi lahjoituskohteille. Keräyskulusta kerrotaan myös lahjoituksen teon yhteydessä.